กระบวนวิชา 009355 บริการห้องสมุดและบริการสารสนเทศ
สรุปเรื่อง บริการยืม-คืน (Circulation Service)
ประจำวันที่ 17 มิถุนายน พ.ศ. 2554
_______________________________
บริการพื้นฐานของห้องสมุด
บริการยืม-คืน
-------------------
บริการยืม-คืนจัดเป็นบริการแรกสุดที่ห้องสมุดทุกแห่งจำเป็นต้องมีขึ้น เนื่องจาก เป็นการเผยแพร่องค์ความรู้ที่มีอยู่ในห้องสมุดให้แก่คนทั่วๆไป และช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงแหล่งทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างเท่าเทียมกัน เป็นการให้บริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ภายในห้องสมุด แต่บริการยืม-คืน ก็มีข้อจำกัดในการให้บริการ คือ จะมีทรัพยากรสารสนเทศบางอย่างที่ห้องสมุดไม่สามารถให้ยืมได้ ซึ่งก็คือ หนังสืออ้างอิง วารสาร หนังสือพิมพ์ และอื่นๆ ที่ห้องสมุดเห็นว่ามีความจำเป็นที่จะงดให้บริการยืม-คืน เพื่อประโยชน์ของผู้ใช้บริการทุกคน อย่างเช่น หนังสืออ้างอิง เป็นหนังสือที่ให้ข้อเท็จจริงต่างๆ รวมถึงความรู้ จึงไม่จำเป็นต้องใช้เนื้อหาภายในหนังสือทั้งเล่ม ใช้เนื้อหาเพียงบางส่วนเท่านั้น เพราะหนังสืออ้างอิงให้เพียงข้อเท็จจริงสั้นๆ หากให้ผู้ใช้สามารยืมได้จะก่อให้เกิดปัญหาทำให้ผู้อื่นที่ต้องการใช้ไม่สามารถใช้หนังสืออ้างอิงได้ เนื่องจาก หนังสืออ้างอิงมีจำกัด จึงทำให้ห้องสมุดทุกแห่งเห็นตรงกันว่า ให้ใช้ได้ภายในห้องสมุดเท่านั้น หากจำเป็นจะต้องใช้ต่อ ทางห้องสมุดก็จะมีการจัดบริการถ่ายเอกสารให้แก่ผู้ที่ต้องการใช้หนังสืออ้างอิงนั้นๆ เป็นต้น
เป้าหมายหลักในการให้บริการ คือ
- การเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้
- สามารถนนำไปศึกษาค้นคว้านอกสถาบันได้
บทบาทหน้าที่ของบริการยืม-คืน
- การควบคุมงานบริการยืม-คืนบริการยืม-คืนนับเป็นบริการพื้นฐานที่จำเป็นต้องมีในห้องสมุดสมัยใหม่ เนื่องมาจาก นโยบายของห้องสมุดรวมทั้งการให้บริการของสถาบันสารสนเทศต่างๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างเท่าเทียมกัน อำนวยความสะดวกในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศได้ตรงตามที่ต้องการ ทันต่อการใช้งาน นับว่าเป็นการช่วยเหลือผู้ใช้ให้เกิดความพึงพอใจในการให้บริการ เน้นความสะดวกรวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาให้แก่ผู้ใช้ซึ่งสอดคล้องกับยุคสมัยที่เปลี่ยนไป
- ประชาสัมพันธ์ห้องสมุดงานบริการยืม-คืนเป็นบริการแรกที่ผู้ใช้มองเห็นเป็นสิ่งแรกเมื่อเข้ามาใช้บริการในห้องสมุด รวมทั้งมีการเข้ามาติดต่อมากที่สุดในงานห้องสมุด การบริการยืม-คืนจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง บรรณารักษ์จึงต้องมีการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ที่มาใช้บริการ อย่างเช่น ให้บริการข้อมูลพื้นฐานของห้องสมุด เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจที่ดีให้แก่ผู้ใช้บริการ ไม่ว่าจะเป็นบริการแนะนำการใช้งานห้องสมุด การแนะนำทรัพยากรสารสนเทศใหม่ๆ ที่มีการจัดบริการไว้ในห้องสมุด เพื่อให้ผู้ใช้ทราบถึงการเตรียมพร้อมในการให้บริการของห้องสมุด ซึ่งจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ที่ดีต่อห้องสมุด ช่วยทำให้เกิดความประทับใจจากการให้ความช่วยเหลือในการให้บริการ อีกทั้งยังมีผลต่อทัศนคติของผู้ที่มาใช้บริการ ซึ่งการให้บริการถือว่าเป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินคุณภาพในการให้บริการของห้องสมุด
งานบริการ
- ห้องสมุดขนาดเล็ก (The small libraries)บรรณารักษ์มีหน้าที่ในการดูแลจัดการห้องสมุดด้วยตนเอง จะต้องเป็นคนจัดการงานต่างๆที่มีอยู่ในห้องสมุดทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดนโยบายห้องสมุด การกำหนดขั้นตอนการดำเนินงาน กฎระเบียบต่างๆ ที่จะให้ผู้ใช้ปฏิบัติตามเพื่อความสะดวกเรียบร้อยของห้องสมุด การแนะนำงานภายในขอบข่ายงานของห้องสมุดให้ผู้ร่วมงานทุกคนทราบถึงหน้าที่ของตนที่มีต่อห้องสมุด เพื่อให้เกิดการจัดการงานอย่างมีระบบ เกิดความสะดวกในการให้บริการแก่ผู้ใช้ นอกจากนี้ไม่เพียงแต่บรรณารักษ์ยืม-คืนจะต้องตอบคำถามหรือข้อสงสัยให้แก่ผู้ใช้บริการ เจ้าหน้าที่ที่อยู่ภายในห้องสมุดก็จะต้องสามารถตอบคำถามง่ายๆ แทนบรรณารักษ์ได้อีกด้วย
- ห้องสมุดขนาดกลาง (The Larger Libraries)เป็นห้องสมุดที่มีจำนวนบรรณารักษ์เพิ่มมากขึ้นกว่าห้องสมุดขนาดเล็ก จึงจำเป็นที่จะต้องมีการจัดสรรบรรณารักษ์ในการทำงาน โดยมีการแบ่งหน้าที่ในการทำงานในแต่ส่วนของห้องสมุด จึงต้องมีการตั้งหัวหน้าบรรณารักษ์ขึ้นมา เพื่อช่วยดูแลจัดการการทำงานของบรรณารักษ์ในห้องสมุด ควบคุมให้บรรณารักษ์แต่ละคนมีการทำงานอย่างเป็นระบบและมีความรับผิดชอบในหน้าที่ของตนเอง อีกทั้ง ผู้ช่วยบรรณารักษ์ รวมไปถึงเจ้าหน้าที่ห้องสมุด จำเป็นต้องมีการทำงานเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน เพราะมีการทำงานร่วมกันหลายคน อาจก่อให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานได้ หากขาดการติดต่อสื่อสารกัน เพื่อไม่ให้ส่งผลกระทบในการให้บริการแก่ผู้ใช้ หากมีความเข้าใจที่ตรงกันแล้ว จะก่อให้เกิดการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถให้ความช่วยเหลือแทนกันได้หากเกิดปัญหาเฉพาะหน้าขึ้นมา นับว่าเป็นการลดความเสี่ยงในข้อผิดพลาดของห้องสมุดให้ลดน้อยลงไปได้ ก็จะทำให้ผู้ใช้บริการเกิดความเชื่อมั่นในการใช้บริการของห้องสมุดและจะกลับมาใช้บริการอีกในภายหลัง
- ห้องสมุดขนาดใหญ่ (The very large libraries)ห้องสมุดขนาดใหญ่ย่อมมีการทำงานซับซ้อนมากขึ้น จำเป็นที่จะต้องการจัดตั้งหัวหน้าแผนกในแต่ละหน่วยงานขึ้นมา เพื่อช่วยดูแลจัดการงานในห้องสมุดแต่ละแผนกให้ดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ใช้ นอกจากนี้ ในการทำงานย่อมต้องมีการแบ่งหน้าที่หรือแบ่งงานให้แต่ละแผนกรับผิดชอบ จึงจำเป็นที่จะต้องมีการสร้างความสัมพันธ์อันดีให้แต่ละแผนกเกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในการทำงานร่วมกัน เพื่อป้องกันปัญญาเรื่องคนในการทำงาน ก็จะช่วยทำให้ไม่เกิดปัญหาความขัดแย้งขึ้นภายในห้องสมุด เนื่องจาก มีการทำงานร่วมกันของกลุ่มคนเป็นจำนวนมาก ย่อมก่อให้เกิดปัญหาได้ง่าย เมื่อเกิดปัญหาขึ้นมาย่อมส่งผลกระทบต่อห้องสมุดเป็นอย่างมาก จึงต้องสร้างความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นในการทำงานของทุกหน่วยงาน
ความรู้และทักษะที่ต้องการของบรรณารักษ์ยืม-คืน
- มีใจรักในงานบริการและมีความอดทนสูง
ในการทำงานย่อมไม่สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับผู้ใช้บริการได้ เนื่องจาก งานของบรรณารักษ์ยืม-คืนจะต้องมีการปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาจจะต้องประสบกับปัญหาในการให้บริการไม่ถูกใจแก่ผู้ใช้บริการ หรือผู้ใช้บริการร้องขอให้ช่วยเหลือเกินกว่าที่ตนจะทำได้ และเมื่อตนไม่สามารถทำให้ผู้ใช้บริการพึงพอใจได้ ผู้ใช้บริการก็อาจจะมีการต่อว่าตนนั้นได้ ย่อมต้องอาศัยความอดทนต่อการพูดคุยกับผู้ที่มาใช้บริการ และต้องมีความเข้าใจว่าเราไม่สามารถบริการได้ตรงใจให้แก่ผู้ใช้บริการได้ทุกคน ก็ต้องรู้จักควบคุมเพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้งต่อผู้ใช้บริการ อีกทั้งยังทำงานเกี่ยวกับด้านการบริการ ก็ต้องให้ความสำคัญต่อผู้ใช้บริการให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อไม่ให้ผู้ใช้บริการไม่พอใจจนนำไปบอกต่อ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อห้องสมุดเป็นอย่างมาก - มีความรู้เกี่ยวกับทรัพยากรที่มีไว้ให้บริการ
บรรณารักษ์ยืม-คืนย่อมเกี่ยวข้องโดยตรงต่อทรัพยากรสารสนเทศในห้องสมุด จึงจำเป็นที่จะต้องอธิบายหรือแนะนำเกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศที่มีบริการในห้องสมุดได้เป็นอย่างดี เพื่อเป็นการสร้างเสริมความเข้าใจให้แก่ผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้ทรัพยากรสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นสิ่งที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งานให้แก่ผู้ใช้ได้ และยังช่วยทำให้ผู้ใช้เลือกที่จะมาใช้บริการที่ห้องสมุดมากขึ้น - มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ ฐานข้อมูล OPAC
สืบเนื่องมาจากยุคสมัยนี้มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานของห้องสมุดมากขึ้น เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการให้บริการแก่ผู้ใช้ เพื่อประหยัดเวลาให้แก่ผู้ใช้ในการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ในห้องสมุด และยังสามารถให้บริการได้เป็นจำนวนมาก โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องจำนวนคน บรรณารักษ์จึงต้องมีความรู้เกี่ยวกับทักษะในการใช้งานคอมพิวเตอร์ได้เป็นอย่างดี เพื่อสามารถให้คำแนะนำหรือช่วยอธิบายการใช้งานให้แก่ผู้ใช้ เนื่องจาก ผู้ใช้บางคนอาจจะไม่มีความชำนาญในการใช้งานคอมพิวเตอร์ บรรณารักษ์จึงต้องมีความรู้เกี่ยวกับวิธีการสืบค้นฐานข้อมูล OPAC เพื่อให้การยืม-คืนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และผู้ที่มาใช้งานห้องสมุดสามารถใช้งานบริการการสืบค้นฐานข้อมูล OPAC ย่อมเป็นการช่วยประหยัดเวลาให้แก่บรรณารักษ์ได้อีกด้วย - มีไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
การทำงานของบรรณารักษ์ย่อมจะต้องประสบปัญหาเกี่ยวกับผู้ใช้บริการโดยตรง จึงจะต้องรู้จักที่จะแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นได้อย่างชาญฉลาด โดยที่ไม่ส่งผลกระทบต่อความรู้ของผู้ที่มาใช้บริการให้เกิดความรู้สึกไม่ดี บรรณารักษ์จึงต้องมีความระมัดระวังในการแก้ปัญหาเพื่อไม่ให้ส่งผลกระทบต่อความรู้สึกของผู้ที่มาใช้บริการ จึงต้องแก้ปัญหาอย่างรอบคอบและมีเหตุผล เพราะหากบรรณารักษ์แก้ปัญหาผิดพลาดย่อมมีผลต่อห้องสมุดตามไปด้วย - มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
เนื่องจากผู้ที่เข้ามาใช้บริการจะพบเห็นบริการยืม-คืนเป็นสิ่งแรก บรรณารักษ์ยืม-คืน จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมากในการเชื้อเชิญให้ผู้ที่มาใช้บริการเข้ามาใช้บริการภายในห้องสมุดด้วยความเต็มใจ ย่อมเป็นการสร้างความประทับใจแรกเริ่มในการเข้ามาใช้งานบริการของห้องสมุด สร้างความรู้สึกที่ดีให้เกิดขึ้นแก่ผู้ใช้งานในทันทีเมื่อเดินเข้ามาในห้องสมุด ซึ่งจะส่งผลให้ผู้ที่มาใช้บริการเกิดทัศนคติที่ดีต่อห้องสมุด ย่อมก่อให้เกิดความพึงพอใจและส่งผลให้ผู้ใช้บริการกลับมาใช้บริการอีกในภายหลัง นอกจากนี้ยังทำให้ผู้ใช้บริการรู้สึกมีความเป็นกันเองกับบรรณารักษ์ ย่อมที่จะกล้าเข้าไปพูดคุยกับบรรณารักษ์มากขึ้น และบรรณารักษ์ก็ต้องมีการระมัดระวังในการใช้คำพูดด้วยเช่นกัน ควรมีการใช้คำพูดที่สุภาพไพเราะ เพื่อทำให้ผู้ฟังแล้วเกิดความสบายใจและเกิดความไว้ใจในตัวบรรณารักษ์ จึงเห็นได้ว่าบุคลิกภาพของบรรณารักษ์มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ผู้ใช้บริการจะมาใช้บริการอีกหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับบรรณารักษ์เป็นสำคัญ และบรรณารักษ์เองก็ต้องสร้างความน่าเชื่อถือเพื่อให้ผู้ใช้บริการเกิดความเชื่อมั่นในการให้บริการ เพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นทั้งสองฝ่าย
- การยืมและการคืน
1.1)บริการยืมคืนทรัพยากรห้องสมุดประเภทต่างๆ ได้แก่ หนังสือ หนังสือสำรอง วารสาร วิทยานิพนธ์ รายงานการวิจัย สิ่งพิมพ์บริจาค สิ่งพิมพ์เบ็ดเตล็ด ซีดีรอม
1.2)กำหนดระยะเวลาในการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศตามนโยบายสถาบัน โดยทั่วไปหากมีทรัพยากรน้อย อัตราการยืมสูง ช่วงเวลาการให้ยืมจะมีระยะเวลาสั้นลง เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้อื่นมีโอกาสได้ใช้ทรัพยากรอย่างทั่วถึง
1.3)บริการจับจองสิ่งพิมพ์ที่มีผู้ยืมออก ให้บริการต่ออายุการยืมอัตโนมัติ
1.4)บริการหนังสือสำรอง
1.5)บริการตรวจสอบหนังสือ เมื่อผู้ใช้หาตัวเล่มจากชั้นไม่พบ
1.6)ปรับสิ่งพิมพ์เกินกำหนดส่งหรือได้รับความเสียหาย โดยการกำหนดอัตราการปรับและการออกใบเสร็จรับเงิน
1.7)บริการตอบคำถามชี้แนะสารนิเทศแก่ผู้ใช้ภายในห้องสมุดและผู้ติดต่อสอบถามทางโทรศัพท์
1.8)บริการยืมระหว่างห้องสมุด (ภายใน) การจัดส่งเอกสาร
1.9)บริการล็อคเกอร์รับฝากสิ่งของ ตรวจกระเป๋า และสิ่งของที่ผู้ใช้บริการนำติดตัวก่อนออกจากห้องสมุด - การจัดเก็บทะเบียนผู้ใช้ มีการจัดทำขึ้นเพื่อ
2.1)เพื่อจำแนกว่าใครมีสิทธิ์ยืมทรัพยากรหรือมีสิทธิ์ใช้บริการของสถาบันบริการสารสนเทศ
2.2)ข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ เพื่อสะดวกในการติดต่อกับผู้ใช้ เช่น การแจ้งให้มารับรายงานรายการที่จองไว้ การทวงรายการที่ค้างส่ง เป็นต้น
2.3)สถาบันสารสนเทศจำเป้นต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย และลักษณะกลุ่มเป้าหมายที่จะให้บริการ - ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ
- The Integrated Library System (ILS)
- The Automated Library System
- The Library Automation System
- Library Automation
ระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาจาก...
= พัฒนาขึ้นเอง (In-house Developed System)
= ยืมและนำมาดัดแปลงเพื่อความเหมาะสมกับห้องสมุดของหน่วยงานนั้น (Adapted System)
= ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป (Tumkey System)
= ใช้งานร่วมกับผู้อื่น (Share-System) - เทคโนโลยีที่มีการนำมาใช้ในบริการยืม-คืน โดยการนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ภายในการดำเนินงานบริการยืม-คืนภายในห้องสมุด ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานของระบบงานห้องสมุด
โดยมีการนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานบริการยืม-คืน ดังต่อไปนี้
4.1) เทคโนโลยีรหัสแถบ (Barcode)
- นำมาใช้ในงานการลงทะเบียนยืม-คืนของผู้ใช้
- ช่วยป้องกันความผิดพลาดในการพิมพ์รหัสข้อมูล
- เก็บข้อมูลได้ไม่มาก
- ทำการปรับข้อมูลใหม่ไม่ได้
4.2)รหัสบาร์โค้ดแบบสองมิติ (QR Code , 2D Barcode)
-เป็นการพัฒนามาจากเทคโนโลยีรหัสแถบ
-สามารถบรรจุได้ทั้งสองแนว คือ แนวนอนและแนวตั้ง
-ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการผลิต เนื่องจากสามารถผลิตได้จากระบบการทำรายการห้องสมุด
-สามารถจัดเก็บข้อมูลทางบรรณานุกรมของหนังสือ รวมถึงใช้ในการบริการยืม-คืนหนังสือ
4.3) เทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี (Radio Frequency Identification)
-เป็นการใช้คลื่นความถี่วิทยุ เพื่อระบุลักษณะเฉพาะของวัตถุแต่ละชิ้น ทำให้ทราบถึงประวัติของวัตถุนั้นๆ
-สามารถใช้ในการติดตามและตรวจสอบวัตถุนั้นๆ ได้ง่ายขึ้น ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูล การนำส่งและงานอื่นๆ เช่น การสำรวจทรัพยากรของห้องสมุด การจัดเก็บหนังสือ เป็นต้น
-มีการนำมาใช้งานแทนระบบรหัสแถบ
-สามารถอ่านและบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากตัวเลขและเพิ่มเติมข้อมูลได้ในภายหลัง
การใช้บริการยืม-คืนตู้ยืม-คืนอัตโนมัติของผู้ใช้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น