ประจำวันที่ 19 กรกฎาคม พ.ศ.2554
สรุปเรื่อง บริการข่าวสารทันสมัย (Current Awareness Service)
_______________________________________________
บริการข่าวสารทันสมัย (Current Awareness Service)
- ความหมายของบริการข่าวสารทันสมัย
-เป็นบริการที่ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับข่าวสารที่ทันสมัยและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในสาขาที่สนใจ เป็นการแจ้งสารสนเทศที่เกิดขึ้นใหม่ๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่ห้องสมุดได้รับเข้ามา ซึ่งจะต้องคอยให้ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับทราบถึงข้อมูลข่าวสารหรือการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นล่าสุดในปัจจุบัน โดยมีบริการข่าวสารทันสมัยที่เป็นระบบที่ห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศจะต้องทำการตรวจสอบหรือวิเคราะห์เอกสารในเรื่องใหม่ๆ โดยทำการคัดเลือกให้ตรงต่อความต้องการของผู้ใช้ส่วนบุคคล หรือเป็นกลุ่ม และทำการจัดเก็บบันทึกเพื่อจัดส่งให้ตามความต้องการของผู้ใช้
ห้องสมุดจะมีการจัดบริการข่าวสารทันสมัยให้แก่ผู้ใช้อยู่ 2 รูปแบบ ดังนี้
(1)To education เป็นการช่วยให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับความรู้ต่างๆ ซึ่งอาจจะเป็นความรู้ที่มีมาแต่เดิมในอดีตหรือเป็นความรู้ที่เพิ่งเกิดขึ้นใหม่
(2)To inform เป็นการแจ้งข่าวสารให้ผู้ใช้ทราบ เนื่องจาก เป็นสิ่งที่เป็นความรู้ใหม่ที่ผู้ใช้จะต้องทราบในทันทีเนื่องจากเป็นข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เพื่อไม่ให้ผู้ใช้พลาดในข้อมูลข่าวสารที่สำคัญในปัจจุบันที่มีความทันสมัยต่อผู้ใช้ ซึ่งจะให้บริการทั้งที่เป็นรายบุคคล หรือกลุ่ม เพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่ามีทรัพยากรสารสนเทศใดบ้างที่เข้ามาใหม่ในห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศ หรืออาจเป็นการแจ้งว่าจะมีการจัดการประชุมใดเกิดขึ้นมาบ้าง - Current Awareness Service (CAS)
เป็นบริการสารสนเทศทันสมัย เป็นบริการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงข้อสนเทศใหม่ๆ ตามความสนใจของผู้ใช้ทันทีที่สถาบันสารสนเทศได้รับทรัพยากรสารสนเทศ หรือทราบว่ามีสารสนเทศนั้นเกิดขึ้น ในรูปแบบที่หลากหลายจากสารสนเทศสิ่งพิมพ์ เช่น หนังสือ วารสาร เอกสารการประชุม วิทยานิพนธ์ เป็นต้น สารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ เสียง (Audio) วิดีโอ และสือประสม - CAS อาจเรียกอีกอย่างหนึ่งได้ว่า
-Selective Dissemination of Information service (SDI)
-Alerting services
-Alerts
-Current alerting services
-Individual article supply - ความแตกต่างระหว่าง CAS กับ SDI
CAS (Current Awareness Service)
เป็นบริการที่ให้ข้อมูลข่าวสารที่มีการจัดทำอย่างสม่ำเสมอให้แก่ผู้ใช้ โดยห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศจะต้องมีการติดตามและคัดเลือกข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลาในการให้บริการแก่ผู้ใช้
SDI (Selective Dissemination of Information service)
เป็นบริการเฉพาะที่จัดอยู่ใน CAS มีการจัดทำตามคำร้องขอของผู้ใช้ เป็นการบริการเฉพาะส่วนบุคคล ซึ่งถ้าหากหมดวัตถุประสงค์หรือหมดความต้องการของผู้ใช้บริการก็จะหยุดให้บริการนี้ทันที - ปรัชญาของการบริการ
-เอกสารที่ต้องการสำหรับบุคคลที่ใช่ในเวลาที่ทัน เป็นบริการที่ผู้ใช้ได้รับเอกสารที่ตรงกับต้องการในการนำไปใช้งานได้ทันเวลาที่ผู้ใช้ต้องการนำเอกสารนั้นนำไปใช้งานได้ทันที โดยต้องทำการแจ้งผู้ใช้ในทันที
("The right book/documents to the right person at the right time") - วัตถุประสงค์
-เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ให้ได้สารสนเทศที่ทันสมัยและตรงต่อความต้องอย่างรวดเร็ว และเปิดโอกาสในการเข้าถึงซึ่งช่วยประหยัดเวลาสำหรับผู้ใช้ เป็นบริการข่าวสารทันสมัยที่จัดเป็นบริการเชิงรุกในการให้บริการนำส่งข้อมูลข่าวสารแก่ผู้ใช้โดยผู้ใช้ไม่ต้องทำการร้องขอ หรือเรียกได้ว่าเป็นบริการนำส่งเอกสารที่ทางห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศจะมีการจัดให้บริการผู้ใช้อยู่ตลอดเวลา
-บริการข่าวสารทันสมัยจะประกอบไปด้วย เอกสารการวิจัย เว็บไซต์ กลุ่มสนทนา สิ่งพิมพ์หรือฐานข้อมูลหรืออินเทอร์เน็ต ข่าวหรือเหตุการณ์ พัฒนาการการด้านการตลาดที่เกี่ยวข้อง แจ้งข่าวหรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น - รูปแบบการบริการข่าวสารทันสมัย (CAS)
(1)รูปแบบเดิม คือ การเวียนเอกสาร หรือจัดส่งโดยตรง
-ห้องสมุดจะต้องมีการสำเนาหน้าปก สารบัญ หน้าแรกของบทความ หรือสาระสังเขปแนบไปกับเอกสารฉบับนั้น
-ตัดข่าวหนังสือพิมพ์ส่ง หรือสรุปข่าว
-นำเสนอจดหมายข่าว Newletter เป็นลักษณะในการให้บริการแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศที่ออกใหม่ที่ห้องสมุดได้ทำการบอกรับ หรือแจ้งเป็นหนังสือเวียน โดยมีการแจ้งข้อมูลข่าวสารทุกเดือน หรือทุก 15 วัน
-งาน CAS ใช้เวลาในการจัดทำเป็นระยะเวลานาน จึงได้มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการให้บริการผู้ใช้ เช่น มีการให้บริการ RSS เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงข่าวสารในปัจจุบันที่มีความทันต่อเหตุการณ์ในห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศมาให้บริการ
(2)ผู้ค้าฐานข้อมูล เริ่มจัดทำบริการเสริมการใช้ฐานข้อมูล เช่น
-Injenta จะให้บริการส่งบทความใหม่ทุกอาทิตย์ในหัวข้อที่ผู้ใช้สนใจ แจ้งทางอีเมล์
-Emerald จัดทำบริการจดหมายข่าว TOC และแจ้งบทความใหม่ในเรื่องหรือหัวข้อที่ผู้ใช้กำหนด โยแจ้งทางอีเมล์
-Google จัดบริการ Alert แจ้งบทความใหม่ในเรื่องหรือหัวข้อที่ผู้ใช้กำหนด โดยแจ้งทางอีเมล์ - การเวียนเอกสารแบบเดิม การเวียนเอกสารจัดทำได้ 3 วิธี ดังนี้
(1)ส่งโดยตรงจากผู้ใช้ต่อๆกันไป และส่งกลับมายังสถาบันบริการเมื่อผู้ใช้คนสุดท้ายใช้เสร็จแล้ว
(2)แบ่งผู้ใช้ออกเป็นกลุ่มเล็กๆ กลุ่มละประมาณ 4-5 คน โดยจัดกลุ่มผู้ใช้ตามที่อยู่ เมื่อเวียนใช้ภายในกลุ่มแล้วให้ส่งกลับมาที่สถาบันบริการสารสนเทศก่อนทุกครั้ง จากนั้นจึงจัดส่งไปยังกลุ่มอื่นต่อไป
(3)จัดส่งโดยตรงไปยังผู้ใช้แต่ละคน โดยให้ผู้ใช้ส่งกลับมาที่สถาบันบริการสารสนเทศทุกครั้งก่อนจะส่งให้ผู้ใช้คนต่อไป
-การกำหนดให้ผู้ใช้ส่งเอกสารกลับมายังสถาบันบริการสารสนเทศบ่อยๆ จะสามารถควบคุมการจัดส่งระหว่างผู้ใช้
-การกำหนดให้ส่งกลับบ่อยๆ เป็นการเพิ่มภาระให้แก่ผู้ใช้บริการ และเพิ่มความเสี่ยงต่อการชำรุดสูญหาย
-การตัดสินใจเลือกใช้วิธีการเวียนเอกสารวิธีใดต้องพิจารณาถึงสภาพการใช้และความรับผิดชอบของสมาชิกประกอบ - ข้อควรปฏิบัติในการเวียนเอกสาร
(1)ไม่ควรจัดบริการนี้แก่สมาชิกใหม่ จนกว่าจะแน่ใจว่าเป็นบริการที่สมาชิกต้องการจริงๆ เนื่องจาก จะทำให้สิ้นเปลืองเวลาหากผู้ใช้คนนั้นไม่ได้ต้องการใช้เอกสารนั้นจริง ส่งผลให้ผู้อื่นได้รับเอกสารล่าช้า เสียเวลาในการรับเอกสาร
(2)ไปเยี่ยมผู้ใช้ในที่ทำงานเป็นครั้งคราว เพื่อเป็นการกระตุ้นให้ผู้ใช้ส่งเอกสารที่นำไปหมุนเวียนเร็วขึ้น
(3)จัดลำดับให้ผู้ใช้ได้รับเอกสารก่อนหลังสลับกันบ้าง เพื่อความเสมอภาคในการได้รับสารสนเทศอย่างเท่าเทียมกัน - แบบฟอร์มในการเวียน
-การจัดทำแบบฟอร์มการเวียนเอกสาร อาจมีลักษณะและรายละเอียดแตกต่างกันตามขนาดของสถาบันบริการสารสนเทศและจำนวนผู้ใช้บริการ - ข้อดีของการเวียนเอกสาร คือ
(1)เป็นการกระจายสารสนเทศไปสู่ผู้ใช้ที่แน่นอน โดยเฉพาะผู้ใช้ที่อยู่ห่างไกลจากสถาบันสารสนเทศหรือผู้ที่ไม่สามารถมาใช้บริการที่สถาบันสารสนเทศด้วยตนเองได้เป็นประจำ ซึ่งเป็นการประเมินการใช้ทรัพยากรสารสนเทศในรูปสิ่งตีพิมพ์ในห้องสมุด ในการให้บริการข่าวสารทันสมัยจะเป็นสิ่งที่ช่วยทำให้ผู้ใช้ได้รับเอกสารก่อน เป็นผลดีกว่าการนำสิ่งพิมพ์ไปจัดวางไว้ตามชั้นหนังสือ ซึ่งสิ่งพิมพ์เหล่านั้นอาจไม่เคยถูกผู้ใช้หยิบยืมหรืออยู่ในที่ที่มองไม่เห็น ทำให้เกิดการสิ้นเปลืองงบประมาณของห้องสมุด เนื่องจาก ไม่ถูกนำมาหมุนเวียนและไม่มีผู้ใช้มาใช้ประโยชน์
(2)เป็นการให้โอกาสผู้ใช้ได้เห็นเนื้อหาของเอกสารแต่ละรายการ รวมทั้งข่าวหรือโฆษณาในเอกสารบางรายการ ซึ่งอาจมีความสำคัญมากกว่าเนื้อหา เช่น โฆษณาแนะนำอุปกรณ์ใหม่ๆ - ข้อด้อยของการเวียนเอกสาร คือ
(1)ผู้ใช้ที่ได้เอกสารคนสุดท้ายอาจได้รับสารสนเทศที่ล้าสมัยแล้ว
(2)เสี่ยงต่อการชำรุด สุญหายของเอกสาร
(3)เพิ่มภาระงานมากขึ้น - การจัดแสดงทรัพยากรสารสนเทศหใหม่
-เป็นการนำทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รับเข้ามาใหม่มาจัดแสดงในระยะเวลาที่เหมาะสม โดยระยะเวลาจัดแสดงไม่น้อยกว่า 1 สัปดาห์
การจัดแสดงทรัพยากรสารสนเทศใหม่ ควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้
(1)สถานที่จัดแสดง
-ควรเป็นบริกเวณที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ผ่านเป็นประจำ หากไม่สามารถจัดในบริเวณที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ผ่าน ควรทำประกาศติดไว้บริเวณที่มีผู้ผ่านเป็นประจำ และมีคำเชิญชวนดึงดูดความสนใจของผู้ใช้
นอกจากนี้อาจจัดในสถานที่ที่ผู้ใช้สามารถมองเห็นได้ง่าย โดยเฉพาะบริเวณที่ใกล้กับทางเข้าออกของห้องสมุด รวมทั้งในบริเวณที่เป็นทางเดินที่มีผู้คนเดินผ่านไปมาเพื่อให้ผู้ใช้สามารถมองเห็นได้ง่าย สามารถค้นหาได้สะดวก
(2)ประเภทของทรัพยากรที่นำมาจัดแสดง
-ควรเลือกจัดแสดงทรัพยากรสารสนเทศที่มีรูปแบบที่หลากหลายที่มีความทันสมัยมาให้บริการแก่ผู้ใช้ เนื่องจากอาจมีผู้ใช้ที่ต้องการติดตามข้อมูลข่าวสารในเรื่องใหม่ๆ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกที่รับข้อมูลข่าวสารที่ตรงกับความต้องการของตนได้อย่างเหมาะสม โดยที่ไม่ควรเลือกเฉพาะสาขาใดสาขาหนึ่งมาให้บริการ
(3)วิธีการจัดแสดง
-ควรจัดแสดงทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในหมวดหมู่เดียวกันหรือประเภทเดียวกันมาไว้ในบริการเดียวกัน หรืออาจทำการจัดแบ่งวารสารจำนวนมากที่กำหนดออกไม่ตรงตามเวลาส่งผลให้ผู้ใช้ต้องคอยติดตามดูสิ่งเหล่านั้น เพื่อช่วยทำให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาและสะดุดตาผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
(4)ระยะเวลาในการจัดแสดง
- ส่วนใหญ่จะจัดแสดงประมาณ 2 สัปดาห์ สถาบันสารสนเทศบางแห่งจะใช้วิธีทยอยนำออกมาแสดง หรือนำรวมออกมาแสดงในครั้งเดียวเท่านั้น
(5)การอนุญาตให้ใช้ในขณะที่จัดแสดง ในระหว่างที่จัดแสดงทรัพยากรสารสนเทศใหม่ๆอาจจะมีการอนุญาตให้ผู้ใช้ยืมออกได้เพื่อสนองความต้องการใช้ของผู้ใช้ แต่มีข้อเสียคือผู้ที่มีทีหลังจะไม่มีโอกาสได้เห็น
(6)การดำเนินการทางเทคนิค
-ทรัพยากรสารสนเทศส่วนใหญ่ที่นำมาจัดแสดงนั้นส่วนใหญ่เป็นทรัพยากรที่ดำเนินการทางเทคนิคมาเรียบร้อยแล้ว บ่างรายการใช้เวลาในการดำเนินการทางเทคนิคนานมากจึงทำให้สารสนเทศล้าสมัยไปแล้ว ดังนั้น จึงควรพิจารณาด้วยว่าทรัพยากรสารสนเทศรายการใด ควรนำจัดแสดงก่อนหรือหลังการดำเนินการทางเทคนิค เช่น หนังสือที่มีข้อมูลรายการในเล่ม จะดำเนินการทางเทคนิคก่อนนำออกแสดงเพราะสามารถทำได้เร็ว รวมทั้งรายการที่ต้องวิเคราะห์หมวดหมู่เองจะจัดแสดงก่อนแล้วจึงไปดำเนินการทางเทคนิค และจะดำเนินการทางเทคนิคให้ก่อนถ้ามีผู้ใช้แสดงความจำนงต้องการใช้ - การจัดส่งบริการ CAS
CAS จะมีประโยชน์เมื่อสามารถตอบสนองวัตถุประสงค์ได้ 2 ข้อ คือ
(1)ให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์
(2)ตามความต้องการต่อผู้รับ - การจัดส่งหรือการเผยแพร่บริการ สามารถทำได้ ดังนี้
(1)สิ่่งพิมพ์ (Print)
(2)โทรคมนาคม (Telecomms) คอมพิวเตอร์ (Computer) อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ - สิ่งพิมพ์ (Print)
Current Awareness Bulletin ในรูปสิ่งพิมพ์ยังคงเป็นวิธีการที่ดีและนิยมแพร่หลาย สามารถใช้ได้กับองค์กรทุกขนาด ตั้งแต่ไม่ถึง 20 คน ไปจนถึงทั้งมหาวิทยาลัย การจัดบริการจะขึ้นอยู่กับความถี่ในการขอใช้บริการ
ข้อดีของการพิมพ์
-สามารถใช้สีได้
-ผู้ใช้สามารถจดบันทึกลงบนกระดาษได้
-สามารถนำกลับมาดูได้ใหม่ในวันหลัง หรืออาจนำรายการในหัวเรื่องที่สนใจมารวมกันไว้เพื่อให้บริการ
ข้อด้อยของการพิมพ์
-อาจสูญหายง่าย หากวางไว้ผิดที่
-เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ
-ถูกพับ ฉีกขาดเสียหายง่าย อาจทำให้ข้อมูลบางส่วนสูญหาย
-รักษาความลับได้ยาก เนื่องจากทุกคนสามารถเปิดอ่านได้ - โทรคมนาคม (Telecomms)
-โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ มือถือ
-Voice-mail หรือ E-mail
(1)Voice-mail
ข้อดี คือ
-ผู้ใช้คุ้นเคยกับการสื่อสารด้วยคำพูด ซึ่งบางครั้งผู้รับชอบฟังมากกว่าอ่าน
ข้อเสีย คือ
-บางคนอาจรู้สึกรำคาญหรือรู้สึกไม่ดีที่ต้องฟังข้อมูลทั้งหมด และหากขณะกำลังฟังมีผู้อื่นมาพูดแทรกอาจทำให้พลากข้อมูลที่สำคัญ
(2)Mail
ข้อดี คือ
-จัดส่งได้รวดเร็ว
-ราคาถูก
-ประหยัดพื้นที่
-ไม่ฉีกขาด
-รักษาความลับได้
ข้อเสีย คือ
-แฟ้มข้อมูลอาจเกิดความเสียหายได้ เนื่องจากความผิดพลาดทางเทคนิค
-การถูกรบกวนในระบบเครือข่าย อาจเผลอลบข้อมูลก่อนที่อ่านจบ
-ลืม password ไม่สามารถเข้าใช้ได้
-ผู้ใช้ไม่ได้สนใจหรือตรวจดูข้อมูลจะทำให้ผู้ใช้ไม่ได้รับข้อมูล ทำให้อาจพลากข้อมูลข่าวสารนั้นได้
